Pengelolaan pengarsipan surat adalah proses penyimpanan dan pengelolaan surat atau dokumen dalam suatu sistem arsip yang terorganisir. Tujuan utama dari pengarsipan surat adalah untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut dapat dengan mudah diakses, ditemukan, dan diurus ketika diperlukan.
Dengan perkembangan zaman di era digital, arsip surat secara konvensional sudah banyak ditinggalkan dikarenakan kesulitan pelacakan berkas jika ingin mencari berkas-berkas yang lama. Berkas yang bertumpuk-tumpuk menyulitkan untuk melakukan sortir sekaligus pencarian berkas-berkas yang diinginkan. Oleh karena itu, sudah banyak diterapkan sistem pengarsipan secara digital untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut.
Pengelolaan surat secara digital, atau yang sering disebut manajemen surat elektronik (e-surat), merujuk pada proses pengelolaan dan penyimpanan dokumen surat secara elektronik atau digital. Penggunaan teknologi digital dalam pengelolaan surat memiliki banyak keunggulan dibandingkan dengan metode tradisional berbasis kertas. APPS atau Aplikasi Pengelolaan Pengarsipan Surat milik Sekretariat Daerah Kab. Kubu Raya merupakan aplikasi berbasis web yang dirancang khusus untuk membantu Sekretariat Daerah Kab. Kubu Raya dalam mengelola surat secara efisien dan efektif dalam format digital.
APPS Sekretariat Daerah Kab. Kubu Raya memiliki modul dan fitur sebagai berikut :
- Pencarian berkas berdasarkan kategori
- Master data kategori berkas
- Master data kode berkas
- Master data jenis surat
- Modul manajemen Surat Masuk
- Modul manajemen Surat Keluar
- Modul penyimpanan berkas Surat Masuk
- Modul penyimpanan berkas Surat Keluar
- dan lain-lain
Dalam proses pembuatan dan pengembangan Aplikasi Pengelolaan Pengarsipan Surat Sekretariat Daerah Kab. Kubu Raya menggunakan PHP Native, MySQL, Bootstrap, jQuery, AJAX.
|
